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Como a tecnologia muda a gestão do escritório de advocacia

Advogados usam novas tecnologias para gestão do escritório de advocacia em reunião

Um dos grandes desafios dos profissionais jurídicos é organizar as tarefas do dia a dia de maneira que tenha um tempo adequado para todas elas. E, convenhamos, fazer a gestão de atividades no escritório de advocacia exige planejamento, compromisso e, acima de tudo, disciplina.

Para os advogados, manejar bem o tempo é uma tarefa ainda mais crucial, pois quando se trabalha com prazos processuais, atendimentos jurídicos, reuniões com associados, audiências, recursos e petições para serem escritas, não ter controle sobre a gestão de tarefas pode oferecer grandes riscos.

Por compreender a importância de uma boa gestão de atividades no escritório de advocacia, neste artigo você vai conferir dicas para organizar as tarefas e o tempo gasto com elas de forma mais eficiente e prática. Confira, abaixo, e tenha uma boa leitura!

O impacto da tecnologia no mundo jurídico

O avanço tecnológico, que veio com a popularização da internet banda larga a partir dos anos 90, mudou completamente como nos relacionamos, a forma com que o mercado trabalha e como as organizações se estabelecem e se organizam economicamente.

Da mesma forma que é difícil imaginar a interação entre pessoas (especialmente de localidades distantes) sem o uso da internet e de outras tecnologias, é completamente impossível pensar em trabalho no século XXI sem a presença de tecnologias que facilitam e auxiliam as atividades.

A automatização de processos, por exemplo, foi um dos avanços mais importantes para a economia no mundo inteiro, pois permitiu que organizações das mais diversas áreas pudessem desenvolver seus serviços e produtos de forma mais eficiente, poupando esforços intelectuais humanos e tempo gasto em atividades que podem ser feitas por um sistema.

Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP, em inglês) são um exemplo do que o avanço das tecnologias pôde fazer para empresas de diversos ramos e portes, integrando todos os dados e processos de empresas que possuem milhares de funcionários em um único lugar, facilitando o gerenciamento de informações.

Tecnologia na área jurídica

Na área jurídica, a tecnologia também influenciou muito no cotidiano de todos os profissionais envolvidos. A existência do certificado digital da OAB e dos processos eletrônicos são apenas dois exemplos da tecnologia facilitando e melhorando o trabalho do profissional do Direito.

Na parte de gestão de tarefas, softwares jurídicos criados para facilitar o cotidiano de advogados já são realidade. Esses sistemas têm como objetivo centralizar informações e facilitar processos comuns da função advocatícia.

Poder reduzir em grandes proporções a quantidade de pastas físicas e documentos em papel oferece vantagens econômicas, gerenciais e ambientais ao escritório, que gasta menos com materiais de escritório, precisa de menos espaço físico para guardar arquivos e ajuda o meio ambiente ao levar seus dados importantes para uma nuvem digital.

Além dos aspectos econômicos, acompanhar as tendências do mercado jurídico e dos avanços tecnológicos nele inseridos é também prever tendências e estar caminhando lado a lado com eventuais mudanças do sistema jurídico brasileiro.

O Supremo Tribunal de Justiça (STJ), por exemplo, recebe apenas processos eletrônicos desde 2016. Estar atento às mudanças do mundo jurídico também se aplica a estar por dentro das tecnologias utilizadas nesse meio.

Software jurídico para gestão de tarefas

Mudar a gestão de atividades no escritório de advocacia para um software jurídico é uma decisão importante para profissionais que querem estar por dentro das mudanças no mercado jurídico.

Ao informatizar as principais informações necessárias para o funcionamento do escritório de advocacia, torna-se muito fácil visualizar todas as atividades que são necessárias para a manutenção do negócio e, com um software inteligente, automatizar as atividades que não necessitam do esforço de um profissional do Direito.

Isso significa que quanto mais integrado às novas tecnologias e a um software jurídico o escritório é, mais tempo os advogados têm para elaborar suas peças processuais, cuidar do marketing jurídico e desenvolver um melhor atendimento aos seus clientes.

A economia de tempo e a visualização dos processos e atividades como um todo também fazem com que os gestores do escritório de advocacia possam empenhar mais tempo na melhoria dos procedimentos, no alcance de metas e nas ações focadas em resultados.

Benefícios de um software de gestão do escritório

Softwares jurídicos para escritórios de advocacia são muito mais eficientes que planilhas e agendas. Embora elas também tenham seus méritos, escritórios têm dificuldade de continuar a gestão das tarefas de forma manual na medida em que crescem.

Com um software para gestão de tarefas no escritório de advocacia, as informações, datas, documentos, petições, processos e arquivos importantes ficam centralizados em um único sistema, que pode ser acessado por todos os profissionais do escritório.

Uma gestão de atividades no escritório mediada por um software jurídico melhora, sobretudo, a organização do tempo dos profissionais, que têm mais tempo para produzir peças jurídicas com mais calma e ter um relacionamento mais próximo e duradouro com clientes.

Destacamos abaixo alguns dos principais benefícios que um software jurídico pode trazer para um escritório de advocacia.

Controle de produtividade do time

Para além da organização da gestão de atividades no escritório de advocacia, um software jurídico é uma ótima ferramenta para organizar tarefas e distribuir atividades a serem realizadas por advogados dentro do escritório.

Com um software jurídico integrado e inteligente, é mais fácil fazer uma gestão de tarefas eficiente, pois se pode ver como cada atividade está encaminhada, quais são os prazos dela, o que já foi feito e quais pessoas estão trabalhando nela, tornando a visão dos processos do escritório mais ampla e organizada.

Geração automática de documentos

As atividades que mais tomam o tempo de profissionais do direito são as repetitivas, que não tem a ver diretamente com o exercício da profissão, como preencher petições e documentos com nomes de clientes e números de processos.

São essas atividades, que acontecem com frequência dentro de um escritório de advocacia, que estão mais passíveis a erros, justamente pelo seu caráter monótono e repetitivo, que consome, no fim dos cálculos, tempo que poderia ser gasto nas tarefas que necessitam da expertise jurídica do advogado.

Trabalhar um software jurídico que gera documentos automaticamente a partir de definições pré-estabelecidas pelos advogados significa mais dinamicidade nas tarefas repetitivas, menor chance de erros e menos tempo gasto, tornando o trabalho menos estressante e fazendo com que as horas no trabalho sejam mais produtivas.

Cálculo sistematizado de prazos processuais

A vida profissional do advogado acontece em torno dos prazos processuais. São eles que dão às ordens no escritório de advocacia a respeito de quais peças jurídicas são mais urgentes, quais necessitam de mais atenção e como será o cotidiano.

Perder ou errar os prazos de um processo é um dos maiores medos do advogado, pois um erro como esse pode resultar na perda de clientes, na responsabilização civil do advogado e em problemas com a reputação do profissional e do escritório.

Softwares para gestão de tarefas que estejam alinhados com a tecnologia atual, como a Calculadora de Prazos, podem ter em seu sistema prazos de diferentes normas, como o Novo CPC, CPP, CLT e Juizados Especiais.

Armazenagem de dados com criptografia

Fazer a gestão de atividades no escritório de advocacia de forma segura também é importante para o profissional do Direito. Afinal, um advogado precisa manter sigilo de informações cruciais de clientes.

O advogado trabalha no cotidiano com documentos e arquivos privados de seus clientes, que não podem estar à deriva na rede. Arquivos guardados em locais de fácil acesso ou invasão podem comprometer um cliente e a credibilidade do escritório.

Softwares jurídicos atuais trabalham com dados criptografados, ou seja, eles são codificados de uma forma que apenas os usuários do sistema podem ler. Isso significa que toda a alimentação de dados feita em um sistema como o ProJuris para Escritórios é protegida de ponta a ponta.

Não há necessidade de guardar documentos importantes em diferentes locais nem em ter medo de perder HDs externos com informações relevantes do escritório. Todas as informações importantes para o trabalho do advogado podem estar dentro do software jurídico.

Controle das receitas e dos gastos

Uma das partes mais importantes de qualquer negócio para o seu gestor é a rentabilidade. Saber quanto se gasta, quais são os retornos financeiros e quais são as margens de lucro são preocupações que todas as pessoas que operam o próprio negócio têm.

E isso não é diferente em escritórios de advocacia. Ter controle sobre as finanças é um dos principais diferenciais entre escritórios comuns e escritórios de sucesso.

Assim é mais fácil para o gestor identificar quais são seus gastos mensais, seus lucros, quanto se ganha com consultorias e outros, facilitando o planejamento financeiro do negócio.

Vantagem competitiva

Utilizar um software jurídico para a gestão de atividades no escritório de advocacia também pode apresentar uma vantagem competitiva do seu negócio em relação aos concorrentes.

Como você viu anteriormente neste artigo, um software de gestão de tarefas otimiza o tempo do advogado, facilita o gerenciamento do negócio, ajuda no controle de gastos e de receitas e centraliza todas as informações importantes para o profissional.

Todo o tempo que um advogado gastaria preenchendo planilhas, procurando documentos e arquivos, fazendo trabalhos repetitivos e anotando informações importantes em agendas pode ser reinvestido no negócio na forma de atendimento ao cliente, marketing jurídico ou no aperfeiçoamento do trabalho.

Um software jurídico, além de ser um sistema de gerenciamento de atividades e tarefas feito com foco no trabalho do profissional do Direito, é uma ferramenta valiosa quanto o assunto é tornar o seu negócio focado em resultados, eficiente e competitivo.

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