Conteúdos

Como fazer uma assinatura digital?

Advogada trabalha com assinatura digital

Você já deve ter ouvido falar sobre autenticação digital, certo? Na era de crescente uso da tecnologia em que vivemos, valer-se do papel para a formalização das atividades do dia a dia se mostra um pouco arcaico, às vezes até mais caro e demorado.

O processo de reconhecimento de firma e outras burocracias que podem envolver a assinatura de um contrato, por exemplo, não contribuem para a agilidade necessária para a realização de simples tarefas, nas mais variadas profissões.

Neste sentido, a assinatura digital se mostra como uma grande aliada para quem deseja conciliar segurança contra fraudes e comodidade para o seu negócio, independente da área de atuação.

Mas, de que forma a assinatura digital é feita? Existe diferença entre a assinatura eletrônica e a digital? Como posso garantir que este procedimento é seguro? Quais são as vantagens de utilizá-la?

Estas e outras perguntas serão abordadas neste conteúdo especial sobre assinatura digital, conforme será visto a seguir.

O que é uma assinatura digital?

Independente de qual seja a sua atividade, você certamente já esteve diante da necessidade de assinatura de algum documento. Seja para autorizar um procedimento cirúrgico ou formalizar um contrato de compra e venda, a maioria destas situações envolve a declaração expressa da sua vontade. 

Ou seja, nas mais variadas relações jurídicas, é preciso que a pessoa comprove que ela mesma é quem possui a intenção de estabelecer um vínculo e que está ciente da situação. Geralmente, essa formalização acontece através da sua assinatura.

Contudo, dada a nossa realidade digital no dias de hoje, o papel cada vez mais cai em desuso, consequentemente, a assinatura física também. 

Neste sentido, a assinatura digital consiste em uma ferramenta que permite, como o próprio nome sugere, que seus documentos possam ser assinados eletronicamente. Para isso, é necessário que ela esteja vinculada à um certificado digital, em que serão armazenados os dados pessoais do usuário, de maneira a garantir a identidade de quem está assinando.

Assim como o RG comprova a identidade física de uma pessoa, a certificação da assinatura atesta a legitimação do seu portador, tudo isso em um ambiente online. Ou seja, é uma comodidade que vai comprovar que você é quem realmente está dizendo ser.

Assim, a assinatura digital vem ganhando e destaque para a formalização de documentos ou atividades, nos mais variados ramos.

Qual a diferença da assinatura eletrônica e da assinatura digital?

Apesar de serem parecidas, existem diferenças entre a assinatura eletrônica e a digital. A começar, que a primeira é o gênero e a segunda é a espécie, respectivamente. 

Ou seja, a assinatura eletrônica está relacionada a qualquer tipo de autenticação digital, seja por meio de biometria, firma digitalizada, reconhecimento de IP e, consequentemente, a própria assinatura digital, que nada mais é do que a subscrição de alguém.

Desta forma, pode-se concluir que toda assinatura digital é eletrônica, mas o contrário não é verdadeiro. 

Ainda assim, ambas são utilizadas como meio de gerar mais segurança, praticidade, agilidade e economia em tarefas simples, como uma transferência bancária ou operações no site da Receita Federal, ou até mais complexas, como a inclusão de peças processuais em sistemas digitalizados do Poder Judiciário.

Desta forma, a opção entre uma certificação digital (gênero) e uma assinatura digital (espécie) vai depender da finalidade de uso.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital vem ganhando destaque pela sua inerente segurança, visto que se diferencia das demais autenticações eletrônicas pelo fato de usar criptografia nas suas validações. 

Em linhas gerais, para sua autenticação, ela emprega o uso de um par de chaves: uma chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados e que somente o subscritor tem conhecimento, com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo e uma chave pública, que deriva da anterior e é usada para conferir a validade da assinatura.

Assim, a assinatura digital é vinculada ao documento eletrônico, de maneira que, se este for alterado, a assinatura se tornará inválida. Para realizar o processo, ela precisa estar vinculada a um Certificado Digital, emitido por uma Autoridade Certificadora, que deverá observar todas as regras de segurança, previstas na legislação brasileira.

Por que usar assinatura eletrônica?

Existem inúmeras vantagens em se utilizar uma assinatura digital, dentre elas, podemos destacar as seguintes:

  • Redução de gastos: quando se fala em assinatura física, vários gastos com taxas de cartório para autenticação e reconhecimento de firma podem estar envolvidos, além de custas com traslados dos documentos, dentre outras despesas que muitas vezes não consideramos. Com a assinatura digital todas elas deixam de existir.
  •  Sustentabilidade: preservar o meio ambiente é uma política que cada vez mais as empresas tendem a aderir no seu cotidiano. Com a opção de utilizar assinatura e documentos eletrônicos, elimina-se uma boa quantidade de papel, que posteriormente viraria lixo. Ainda, importante destacar que existem incentivos de reversão de créditos de carbono para empresas que optem por este tipo de procedimento.
  • Segurança: sem dúvida, é o principal motivo de se optar por uma assinatura eletrônica. Como ela é protegida por duas chaves, praticamente é impossível de ser fraudada. Ela também elimina os riscos de alguém se passar por você, com a sua assinatura.
  • Eficiência na gestão de documentos: acumular documentos costuma ser uma tarefa que demanda muita organização e espaço. Com a digitalização deste, esta tarefa fica mais simplificada e você pode alcançar uma maior eficiência e agilidade nas suas negociações.

Conforme se observa, existem muitos benefícios em se utilizar uma certificação digital, e é por isso que ela vem sendo amplamente utilizada nos setores de recursos humanos, contabilidade, direito e saúde, pois pode ser usada em qualquer tipo de documento.

Quanto custa uma assinatura digital?

Antes de decidir adquirir uma assinatura digital, é importante fazer uma boa pesquisa entre as empresas que fazem certificação digital.

Isto porque, o valor da assinatura digital vai depender do tipo do certificado (token, cartão, etc) e da empresa escolhida. Em média, o valor do certificado para pessoas físicas gira em torno de R$ 90 e R$ 400, com um ano de validade. Para pessoas jurídicas, os valores variam entre R$ 150 e R$ 410 e também possuem o mesmo prazo de validade.

No geral, o aplicativo em celular é a modalidade mais barata, enquanto que o combo de cartão e leitora é o mais caro. Lembrando que, quanto maior o período de validade contratado (até cinco anos), maior será o valor da compra.

Quais são os usos de uma certificação eletrônica?

Como ela  pode ser usada em qualquer documento, são inúmeras as finalidades e usos que uma certificação digital pode ter. Dentre as principais, apontamos as seguintes:

  • Assinatura de contratos, procurações, autorizações, dentre outros tipos de documentos;
  • Utilização em processos judiciais ou administrativos eletrônicos;
  • Assinatura da declaração do Imposto de Renda e outros serviços da Receita Federal;
  • Obtenção e envio de documentos aos cartórios;
  • Transações em instituições financeiras.

Nota-se que a utilização de certificação eletrônica é bem versátil, uma vez que pode ser usada em qualquer tipo de documento, para as mais diversas finalidades.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

As empresas de certificação eletrônica geralmente possuem um modo simplificado de compra de assinatura digital. O procedimento vai variar conforme a empresa escolhida, mas geralmente envolve o preenchimento de um cadastro no site, a escolha do tipo do certificado (cartão, token, etc) e o período de contratação.

Após essa fase, será necessária a presença física do portador, para que seja feito o cadastramento das senhas e o recolhimento da biometria, para fins de validação pessoal. É a partir destes procedimentos em que serão coletados os dados para a conferência de legitimidade da assinatura, no momento em que ela for utilizada.

Na maioria dos casos o boleto para pagamento é emitido na mesma hora e, após todas as confirmações, a pessoa já pode utilizar o certificado.

A assinatura digital possui validade jurídica?

Por força do artigo 10, da Medida Provisória n° 2.200-2, as assinaturas digitais feitas com certificado digital possuem validade jurídica.  Esta medida provisória regulamenta a certificação digital no Brasil e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição denominada de ICP Brasil. 

Outra legislação importante para a certificação digital é a Lei 11.419, de 2006, em que foi permitido o uso de documentos eletrônicos perante o Poder Judiciário, desde que assinados digitalmente. 

No caso da legislação brasileira, a assinatura digital válida é somente aquela realizada com um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil. Neste sentido, o certificado deve obedecer às normas de segurança estabelecidas pela referida instituição, a fim de assegurar a identidade do portador. 

Desta forma, desde que preenchidos os requisitos, a assinatura digital produzirá os mesmos efeitos que a assinatura física.

Onde é obrigatório usar assinatura digital?

Apesar de ser uma comodidade, existem profissionais que dependem da certificação digital para o exercício de suas atividades rotineiras, dentre eles, podemos destacar os seguintes:

  1. Profissionais do Direito: com a digitalização dos processos judiciais e administrativos, tanto advogados, magistrados e demais servidores do Poder Judiciário e o pessoal que trabalha na Administração Pública necessita da certificação digital.  Ela é indispensável para que advogados assinem suas petições, os juízes, as suas sentenças, e assim por diante.
  1. ME e EPP: para as empresas que emitem nota fiscal eletrônica, o uso de certificado digital também é pré-requisito. Também é necessário para as empresas sujeitas ao regime fiscal de lucro presumido e lucro real, ou enquadradas no SIMPLES com mais de 3 funcionários, para fins de emissão das declarações perante a Receita Federal.
  1. Profissionais da contabilidade: desde os anos 2000, a Receita Federal vem digitalizando os seus sistemas, substituindo os formulários de papel por sistemas fiscais como SPED Contábil/Fiscal e e-CAC. Hoje em dia, quase todas as obrigações tributárias acessórias devem ser cumpridas por meio digital.

Agora você já sabe as vantagens de se utilizar uma autenticação eletrônica e em quais situações ela é obrigatória. 

Conclui-se que se trata de uma ferramenta indispensável para aqueles que querem conferir segurança e eficiência para os seus negócios, e é por isso que vem sendo utilizada cada vez mais, pelos profissionais dos mais diversos ramos.

Com esse conteúdo é possível perceber que a digitalização dos serviços já é uma realidade no mercado. Por isso obter conhecimentos básicos do marketing jurídico digital é fundamental para manter a inovação do trabalho do advogado.

A 3MIND oferece um curso gratuito de Marketing Jurídico para que todos os advogados comecem a entender essa ferramenta de divulgação de serviços capaz de captar clientes pela internet em qualquer lugar do mundo!

[mautic type="form" id="7"]

Receba conteúdos e estratégias atualizadas de Marketing Jurídico gratuitamente!

Sobre o autor
Compartilhe
Oi, Dúvidas sobre Marketing Jurídico?
Suporte 3MIND
Olá, como está?
É um prazer falar com você!!
Qual é sua dúvida?